Esta é a principal dúvidas que recebemos aqui na Mode On Eventos. Afinal, saber quanto custa um evento corporativo é uma informação fundamental na tomada de decisão das empresas.
Organizar um evento corporativo pode parecer uma tarefa complexa e cara, mas a verdade é que, com um bom planejamento, é possível realizar um evento de qualidade, independentemente do orçamento disponível. O segredo está em entender os principais elementos que compõem o custo de um evento e saber como ajustá-los de acordo com o montante disponível.
Neste artigo, vamos apresentar um guia passo a passo para o planejamento orçamentário de um evento corporativo, mostrando que é possível realizar um evento de sucesso com diferentes tamanhos de verba.
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1) Definindo os Objetivos do Evento
O primeiro passo para planejar o orçamento de um evento corporativo é definir claramente os objetivos do evento. O evento será uma confraternização, um lançamento de produto, uma conferência ou uma premiação? Cada tipo de evento tem necessidades específicas e, consequentemente, diferentes custos envolvidos.
Dica: A definição dos objetivos ajuda a priorizar os elementos do evento, permitindo que o orçamento seja alocado de forma estratégica. Por exemplo, se o objetivo é promover o networking, investir em um bom espaço e catering pode ser mais importante do que em entretenimento.
2) Elaborando o Briefing
Um briefing bem elaborado é essencial para alinhar as expectativas de todos os envolvidos e evitar surpresas durante o planejamento. Nele, devem constar detalhes como o número de participantes, local desejado, duração do evento, tipo de serviço de alimentação, necessidade de audiovisual, entre outros.
Dica: Quanto mais detalhado for o briefing, mais preciso será o orçamento. Considere todas as possíveis variáveis, como a necessidade de estacionamento, transporte para os convidados, decoração e brindes.
3) Estimando os Custos Fixos
Os custos fixos são aqueles que dificilmente variam, independentemente do tamanho do evento. Eles incluem, por exemplo, a locação do espaço, a contratação de fornecedores essenciais (como segurança e limpeza), e taxas de serviços obrigatórios.
Dica: Pesquise diferentes locais e fornecedores para comparar preços e negociar condições mais vantajosas. Em alguns casos, optar por locais que ofereçam pacotes completos (incluindo som, iluminação e mobiliário) pode ser mais econômico.
4) Calculando os Custos Variáveis
Os custos variáveis dependem diretamente do número de participantes e do nível de personalização do evento. Incluem alimentação, bebidas, material gráfico, brindes e a quantidade de funcionários necessários. Esses custos podem ser ajustados de acordo com o orçamento disponível.
Dica: Ajustar o menu, escolher brindes mais acessíveis ou personalizar a decoração com criatividade são formas de reduzir custos variáveis sem comprometer a qualidade do evento.
5) Considerando os Custos de Comunicação e Divulgação
Se o evento requer a presença de convidados externos ou envolve o lançamento de produtos, os custos com comunicação e divulgação precisam ser considerados. Eles incluem convites, campanhas de marketing, assessoria de imprensa, e gerenciamento de mídias sociais.
Dica: Utilize as redes sociais e os canais de comunicação interna da empresa para reduzir custos de divulgação. Plataformas digitais para RSVP também podem economizar tempo e dinheiro em comparação aos métodos tradicionais.
6) Incluindo uma Margem para Imprevistos
Mesmo com um planejamento detalhado, imprevistos podem acontecer. Por isso, é prudente reservar uma margem no orçamento para lidar com situações inesperadas, como ajustes de última hora na infraestrutura, falhas técnicas ou demandas extras dos convidados.
Dica: Uma margem de 10% a 15% do orçamento total é geralmente recomendada para cobrir imprevistos. Essa reserva financeira pode ser crucial para garantir a tranquilidade no dia do evento.
7) Ajustando o Escopo ao Orçamento
Com todos os custos estimados, é hora de ajustar o escopo do evento ao orçamento disponível. Se o orçamento estiver apertado, priorize os elementos essenciais que mais impactam na experiência dos convidados, e faça cortes nos itens que são menos críticos para o sucesso do evento.
Dica: Considere alternativas criativas para manter a qualidade sem estourar o orçamento. Por exemplo, optar por um buffet finger food ao invés de um jantar completo ou por uma decoração minimalista e elegante.
8) Contratando Fornecedores e Negociando Condições
Com o orçamento ajustado, o próximo passo é contratar os fornecedores. Essa etapa exige habilidade de negociação para garantir os melhores preços e condições. A contratação antecipada geralmente permite melhores condições de pagamento e a garantia de disponibilidade dos fornecedores.
Dica: Mantenha uma comunicação clara e constante com os fornecedores para evitar surpresas e garantir que todos os serviços sejam entregues conforme o combinado.
9) Monitorando os Gastos Durante o Planejamento
À medida que o planejamento avança, é importante monitorar os gastos de perto para garantir que o orçamento não seja ultrapassado. Utilize planilhas ou softwares de gestão financeira para manter o controle de todas as despesas, atualizando-as conforme os pagamentos são realizados.
Dica: Revise regularmente o orçamento com todos os envolvidos no planejamento para identificar e corrigir desvios antes que se tornem problemas.
10) Avaliando o Retorno sobre o Investimento (ROI)
Após o evento, é fundamental avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) para entender se os objetivos foram alcançados e se o orçamento foi utilizado de forma eficiente. Essa análise ajuda a melhorar o planejamento de futuros eventos e a justificar o investimento realizado.
Dica: Coleta de feedbacks dos participantes e a análise de métricas, como engajamento e satisfação, são importantes para avaliar o sucesso do evento.
Organizar um evento corporativo exige um planejamento orçamentário detalhado, mas com a abordagem correta, é possível realizar eventos de qualidade, independentemente do tamanho da verba disponível.
Uma equipe experiente e qualificada estará preparada para apresentar soluções criativas e eficientes de acordo com seu orçamento, além de conseguir negociar com fornecedores de qualidade que caibam na verba do evento. Por isso, considere contratar uma equipe de consultoria para seu evento corporativo. Um olhar especializado e treinado faz toda a diferença na qualidade da entrega.
Ao seguir este passo a passo, você poderá planejar seu evento de forma estratégica, ajustando os custos ao orçamento, sem comprometer a experiência e os objetivos do evento. Com planejamento, criatividade e foco nos detalhes, o sucesso do seu evento estará garantido.
