Você já parou para pensar na importância de fazer um checklist para eventos corporativos?
Pode parecer clichê, mas um bom planejamento garante que tudo saia conforme o esperado e ainda possibilita que sejam previstos com antecedência possíveis problemas que podem surgir durante a execução do projeto.
Logo, planejar e investir um tempo na elaboração do checklist para eventos é a melhor maneira para estar seguro em relação a todos os aspectos que envolvem os grandes encontros corporativos.
Se você se interessou por esse assunto e quer saber mais, leia agora mesmo o nosso post e descubra quais são os 6 itens que você deve conferir para que tudo ocorra perfeitamente!
1.Faça um cronograma de atividades
O checklist para eventos deve começar a partir da elaboração de um cronograma de atividades que será utilizado ao longo de todo o período como um guia, e que servirá o tempo todo de base para as ações que precisam ser implementadas a fim de que o evento corporativo seja um sucesso.
É fundamental que o cronograma de atividades tenha a data e a hora de início de cada ação, assim como o prazo de término, seguindo o mesmo padrão. Essa simples prática visa garantir que tudo ocorra dentro do tempo esperado, de modo que atrasos na execução sejam evitados.
2.Defina a data do evento
Para começar o seu cronograma de atividades, defina a data do evento a partir de um levantamento prévio dos feriados do ano e da disponibilidade de agenda do seu público alvo.
Afinal, esse fator pode ser o elemento primordial para o êxito ou para o insucesso do evento corporativo. De nada vai adiantar montar uma estrutura impecável se o quórum dos presentes for muito pequeno ou abaixo do esperado.
3.Determine os responsáveis para cada setor do evento
É imprescindível delegar tarefas de acordo com cada setor do evento, essa é uma maneira simples de dividir as obrigações, estabelecer responsáveis e depois conseguir checar com cada um se tudo foi feito conforme o programado.
Os setores podem ser:
· Alimentação, se houver;
· Marketing (divulgação, convites, brindes);
· Cenografia (iluminação e sonorização);
· Recursos humanos (palestrantes, staff (limpeza, segurança, foto e vídeo) e assessoria de um dia para o evento).
4. Eleja o espaço para que o evento corporativo aconteça
O espaço para que o evento corporativo aconteça é um elemento muito importante na produção, pois uma vez que tudo esteja organizado, será nesse local em que as pessoas convidadas ficarão ao longo do dia todo.
Portanto, é preciso que esse ambiente seja confortável, bem equipado e tenha uma boa infraestrutura geral no que se refere aos banheiros, assentos, cozinha e até mesmo saída de emergência.
Por essa razão, é necessário fazer uma visita presencial ao local para olhar de perto, e com uma análise bem criteriosa, se é ou não o espaço ideal para receber o evento da empresa.
5. Selecione os fornecedores
Na execução de eventos alguns serviços podem ser terceirizados, e nesse caso é recomendado checar a reputação dos fornecedores envolvidos ou ainda pedir indicações de membros da equipe. Todos esses cuidados visam evitar a contratação de maus prestadores de serviços que possam comprometer o bom andamento do evento.
6.Escolha os meios de divulgação de acordo com o público
Para cada público existe um meio de divulgação ideal, de modo que é indicado fazer um levantamento de dados prévio, acerca de informações que possam embasar a decisão referente ao meio de divulgação que será utilizado.
Os meios são os mais variados possíveis é podem ser desde posts em redes sociais, passando por banners e outdoors até convites impressos. O mais relevante é que a divulgação esteja em harmonia com o tipo de evento corporativo e que seja eficiente o bastante para alcançar o público alvo a que se destina.
Por fim, vale dizer que é vital não deixar o checklist para eventos para a última hora, pois, em caso de imprevistos vai ficar mais difícil contornar a situação.
Agora que você já sabe a importância de montar um checklist para eventos corporativos, compartilhe esse post nas suas redes sociais e ajude seus amigos com nossas dicas!
