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Planejamento de eventos: saiba qual a importância e como fazer

Planejamento de eventos: saiba qual a importância e como fazer

Ter um bom planejamento de eventos corporativo é fundamental para o seu sucesso. A organização exige o cumprimento de diversas tarefas e a análise de informações, o que pode se tornar bastante complicado sem um controle eficiente.

Assim, com um planejamento bem definido a empresa conseguirá cumprir todas as atividades necessárias, evitando problemas e imprevistos durante a sua realização. Mas, você sabe como fazer isso de modo eficiente?

Para ajudar, preparamos este conteúdo com as principais dicas para planejar o seu evento corporativo da melhor forma. Confira!

Defina os objetivos do evento

O primeiro passo é definir qual é o objetivo. Existem diversos tipos de eventos que podem ser organizados, mas cada um conta com indicações específicas. Por exemplo, se você deseja melhorar o clima organizacional, a ação deve ser voltada aos funcionários, como cursos, treinamentos ou confraternizações.

Contudo, se o objetivo é atingir um público maior e promover a marca, você pode optar por conferências, convenções ou congressos. Essa decisão também influenciará nos demais detalhes, como o espaço e a equipe envolvida na organização.

Estipule o orçamento

Saber qual é o orçamento disponível também é fundamental para definir as estratégias do evento. Para isso, é preciso considerar fatores como número de pessoas que você pretende receber no evento, pois, isso traz um impacto direto nas despesas.

O ideal é listar todos os fornecedores necessários, como espaço, buffet, divulgação e parceiras, e delimitar um valor a ser investido em cada item. Depois, inclua uma margem de reserva, que será utilizada caso algum custo ultrapasse o planejado ou surjam outros imprevistos. Esse é um cuidado fundamental para que o evento não resulte em dívidas e outros problemas para a empresa.

Crie um cronograma

Monte um cronograma completo com todas as tarefas que devem ser cumpridas durante o planejamento e o prazo. Alugar o espaço, contratar outros fornecedores e iniciar a divulgação, por exemplo, são assuntos que exigem atenção para que não sejam feitos muito tarde, prejudicando os outros planejamentos do evento.

Além disso, é necessário ter o cronograma do dia do evento, com horários definidos. Esse planejamento costuma ser repassado aos participantes, para que eles também consigam se planejar da melhor forma para participar de todas as atividades propostas.

Escolha uma boa equipe

A equipe envolvida na organização tem impacto direto nos resultados do evento, então é fundamental ter atenção aos profissionais escolhidos. Isso envolve todos os fornecedores: palestrantes, buffet, segurança e demais parcerias necessárias para que tudo aconteça como planejado.

Consulte diferentes opções, peça orçamentos e verifique quais são os serviços inclusos. Vale a pena verificar a opinião de outros clientes e os detalhes sobre eventos produzidos, para garantir a qualidade. Comparando as informações, é possível identificar o melhor custo-benefício.

Aqui, uma dica é contar com uma empresa especializada para auxiliar na organização: com experiência em produção de eventos, com certeza eles conseguirão encontrar as melhores alternativas para atingir todos os seus objetivos.

Pronto! Agora que você já sabe a importância do planejamento de eventos e como fazer isso de forma eficiente, com certeza ficará mais fácil garantir o sucesso da organização e os melhores resultados para a empresa.

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