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Eventos corporativos: o guia completo para organizar o seu

Eventos corporativos: o guia completo para organizar o seu

Muito se fala sobre a importância dos eventos corporativos. Mas será que você sabe quais os reais benefícios deles? Antes de mais nada, é preciso entender que um evento corporativo, que também pode ser chamado de evento empresarial, nada mais é do que um modelo destinado a profissionais e que promove a interação entre os participantes.

Ele, nesse sentido, consegue fortalecer os laços entre parceiros e equipe, e pode ainda ser utilizado para trazer novos conhecimentos para o público. Vale frisar que os encontros corporativos são uma ferramenta eficiente de comunicação e marketing de relacionamento.

Interessou-se pelo tema e quer saber mais sobre os eventos corporativos? Preparamos um conteúdo especial para você. Aqui, será possível não só entender o objetivo dessa ocasião, assim como os tipos de eventos corporativos e um passo a passo para organizar o seu. Boa leitura!

Objetivos de um evento corporativo

Um evento corporativo para os colaboradores, por exemplo, pode ter como intuito o desenvolvimento de um relacionamento mais sólido e próximo. Ainda nessa proposta, a empresa pode realizar um evento corporativo que visa aumentar a motivação e engajamento do time. Afinal, uma equipe mais unida e disposta terá melhor rendimento, fator que vai impactar positivamente nos resultados.

Um bom evento é capaz de transformar o desânimo em inspiração e superação. Isso sem falar que o evento empresarial focado nos colaboradores ajuda na questão do clima organizacional, promovendo um ambiente mais harmonioso.

Também existem aqueles que visam celebrar um momento especial. Quando a equipe consegue finalizar um projeto importante ou ainda conquista uma meta inédita, nada mais justo que celebrar esse episódio, concorda? Assim, líderes, parceiros e a equipe de forma geral dedicarão-se ainda mais ao negócio.

Já um evento corporativo no formato de palestras, como se pode imaginar, tem como propósito a ampliação dos saberes. Não se pode esquecer também de eventos que visam transmitir conhecimento, mas buscando a transformação. Isto é: eles querem promover uma mudança comportamental.

Perceba, aqui, que cada evento tem um objetivo específico. Por isso, antes de idealizá-lo é preciso levar em consideração quais são suas expectativas e também suas metas. Somente assim será possível definir qual o tipo de evento empresarial ideal.

Tipos de eventos corporativos e como funcionam

Agora que já entendeu melhor os objetivos, aprenda sobre os diversos tipos de eventos corporativos possíveis. Com certeza, você encontrará um formato apropriado para o seu time!

Congresso

Destinado a grupos específicos de uma categoria profissional, o congresso fomenta discussões sobre temas pertinentes a um segmento. Importante ressaltar que durante o congresso pode acontecer várias atividades, como palestras, debates, simpósios e mesa-redonda.

Outra caraterística dos congressos é que eles são anunciados como internacionais, nacionais ou regionais.

Palestra

Esse, possivelmente, é um dos formatos mais tradicionais. Um especialista introduz e discorre sobre um determinado tema e depois abre espaço para a participação do público, que pode fazer os devidos questionamentos e ponderação sobre o assunto.

As palestras são eventos corporativos de pouca duração, algo entre 1h e 2h, que abordam temas relevantes. Elas são usadas para despertar o interesse em algum tema. Além do mais, são utilizadas para cumprir objetivos específicos. Palestras motivacionais, por exemplo, tem a finalidade de aumentar o entusiasmo.

Conferência

Elas funcionam como uma reunião com a participação de especialistas. É como uma exposição realizada por uma autoridade de um tema específico para um número expressivo de pessoas.

Na conferência existe a presença de um presidente de mesa, que é o responsável por conduzir a apresentação. A conferência tem um aspecto mais formal quando comparada com a palestra.

Convenção

A ideia principal da convenção é propor a interação e envolvimento nas atividades. Em relação aos convidados, são chamados profissionais de uma mesma organização ou profissionais com mesmas funções de empresas distintas.

As convenções são de diversos tipos — desde vendas até lançamentos de produtos. Nesse formato de evento corporativo, o público só pode interagir com aplausos ou protestos não-formais.

Fórum

Acontece no formato de um debate livre. É uma reunião baseada na participação efetiva da plateia, que deve ser composta por grande número de pessoas. O coordenador informa o tema e a partir de então a plateia deve emitir suas opiniões.

Seminário

Desenvolvimento de capacidades e transmissão de conhecimentos: essa é a intenção do seminário que ocorre por meio de uma sequência de atividades aplicadas por instrutores especializados. Esse modelo quer somar informações e experiências, oferecendo debates aliados a exposições.

Não há necessidade, aqui, de chegar a uma conclusão definitiva ou a resultados. No que diz respeito à duração, o seminário pode ocorrer em um único dia assim como pode se estender por semanas.

Corridas Pedestres

Já pensou em fazer uma Corrida Pedestre para colaboradores e clientes? Por que se limitar a trazer benefícios internos para a sua empresa, quando existe a possibilidade de envolver também clientes e parceiros? Essa é a beleza da corrida, existem infinitas possibilidades para a sua execução, desde a inclusão de temáticas, até o envolvimento de clientes, parceiros, fornecedores e patrocinadores. Sendo bem estruturada, essa ação traz variados benefícios: favorece o endomarketing, o relacionamento interpessoal, a inclusão, a superação pessoal, o clima organizacional, a valorização do colaborador e, ainda, abre portas para maior adesão às demais atividades internas da instituição.

Confraternizações, Festa Junina, Family Day

Sim, as pessoas gostam disso! Eventos pontuais ao longo dos meses, principalmente em datas sazonais como dia das mães, das crianças e dos pais, festas de fim de ano, pequenos eventos mensais, como aniversários, e em datas comemorativas, como festas juninas, são uma forte ferramenta na motivação da equipe no meio corporativo. São eventos que permitem, além de tudo, o engajamento também de familiares e amigos, que muitas vezes se fazem presente. Assim, esses momentos acabam ultrapassando o limite de um evento corporativo fechado, permitindo a inclusão de pessoas mais próximas, gerando ainda mais de descontração e convivência com pessoas queridas.

Treinamentos e cursos

Sabia que os treinamentos e cursos também englobam o conceito de eventos corporativos? Abordando diversos temas, os treinamentos e cursos procuram desenvolver habilidades ou ações específicas ligadas à execução de tarefas.

Normalmente, esse tipo de evento pretende a otimização dos processos e do tempo assim como a qualificação do profissional, tornando a equipe mais ágil e efetiva.

Essas são apenas algumas modalidades de eventos empresariais. Ainda tem vários outros, como: mesa redonda, painel, simpósio, workshops, oficinas, feiras e conferências.

O que não pode faltar em um evento corporativo?

Existem itens que são imprescindíveis nos eventos corporativos, já que são capazes de melhorar a experiência dos convidados, tornando a ocasião mais marcante. A falta de alguns aspectos, inclusive, pode tornar o evento em uma gafe ou até mesmo não transmitir a mensagem desejada.

Quer saber, então, o que não se pode faltar em um evento corporativo? Confira!

Coffee break

Não há como falar em evento corporativo e não citar o coffee break. Lembre-se de que a comida não serve apenas para matar a fome. O momento da refeição gera um clima harmonioso, ideal para compartilhar experiências e assim estreitar laços. Nem precisa dizer que o coffee break configura-se como uma oportunidade única até mesmo para expandir o networking.

Mas antes de fechar o buffet, é fundamental analisar a realidade financeira do seu negócio. Solicite, nesse sentido, orçamentos para algumas empresas de confiança. Além do mais, analise qual o propósito do evento e qual tipo de cardápio é mais apropriado.

Existe a alternativa, por exemplo, de proporcionar uma mesa mineira ou até mesmo comida de boteco. Opções no estilo finger foods (petiscos que dispensam o uso de talheres) são recomendados. Não existe certo ou errado. Afinal, cada tipo de evento requer um buffet exclusivo.

Material de apoio

Imagine chegar a um evento corporativo e não ter a menor noção do que está acontecendo e nem mesmo qual a programação do dia. Esse é um cenário bem desconfortável e acredite: ele acontece com certa frequência devido a falta do material de apoio.

Por isso, desenvolva um conteúdo adequado para entregar aos participantes. Mas não basta apenas produzir o material. É preciso certificar-se de que todos os presentes recebam-no. Pense, então, em pontos estratégicos para colocar o guia de apoio.

Considere a possibilidade de encarregar algumas pessoas para distribuir o material para cada convidado. Assim, não corre o risco de ter pessoas desentendidas ou perdidas em relação à programação e aos assuntos tratados no decorrer do evento.

Brindes

Claro que esse item não é obrigatório, contudo, é recomendado. O motivo? Os brindes permitem que os participantes criem uma memória ainda mais positiva em relação ao evento. Certifique-se, nesse contexto, de que os mimos estejam dentro do orçamento. Lembre-se ainda que eles podem ser de qualquer tipo. Vale desde simples canecas ou canetas até mesmo artigos mais funcionais.

O ideal, aqui, é optar por um mimo que faça com que o convidado associe o evento e a marca da empresa ao bride. Essa estratégia é inclusive uma boa forma de marketing. Não entendeu? Suponhamos que você escolha como brinde uma sacola de pano, super moderna e com a logomarca da empresa. Os participantes não vão pensar duas vezes em utilizá-las no dia a dia, certo? Assim, eles estarão contribuindo com a divulgação da marca.

Local bem estruturado

De nada adianta planejar mimos excepcionais, mas pecar na infraestrutura, concorda? Para que os participantes tenham uma boa experiência, é preciso levar em consideração cada detalhe. Verifique, portanto, se o local contempla toda a estrutura necessária para receber bem os convidados.

Analise as condições dos banheiros assim como da cozinha e, claro, das salas e auditórios. Outro ponto importante é verificar as condições dos aparelhos que serão utilizados, como microfone, retroprojetores, caixa de som e afins.

Além do mais, opte por um espaço bem localizado, que seja de fácil acesso, tenha um estacionamento e que comporte adequadamente o número de pessoas estimadas.

4 passos para organizar um evento corporativo de sucesso

Agora está na hora de tirar os planos do papel. Veja o passo a passo para organizar um evento corporativo inesquecível. Depois basta colher os frutos!

1. Estabeleça o orçamento

O ponto de partida não poderia ser diferente. Para realizar um evento corporativo, independente do estilo, é fundamental fazer um orçamento compatível com a realidade financeira do seu negócio. No orçamento deve constar todas as particularidades que envolvem a realização do evento como: contratação do buffet e da equipe, locação do espaço e gastos com decoração; brindes, etc.

É preciso ter na ponta do lápis qual o valor que você pode investir em cada aspecto. Até porque os recursos disponíveis vão influenciar diretamente nas escolhas. Uma alternativa utilizada pelos organizadores é a busca de patrocínios.

2. Defina data e local

Após estipular o valor a ser investido, está no momento de passarmos para a próxima etapa, que é a escolha do local e da data. Evite épocas que são mais badaladas, como no final do ano, em que há confraternizações empresarias e o Natal. Nesse período os valores para locar os espaços são mais altos e também existe a possibilidade de um número significativo de convidados não comparecer ao evento, pois, podem estar viajando.

Também elimine do calendário datas que, normalmente, são mais estressantes para a equipe, como é o caso do final do mês. O mais indicado é optar pelos primeiros dias do mês e de preferência aos finais de semana, assim não vai comprometer a jornada do profissional na manhã seguinte.

Em relação ao ambiente, a solução mais sensata é alugar um espaço próximo à empresa, uma vez que os convidados já estão familiarizados com a região. Dessa forma, eles vão achar com mais facilidade o local do evento.

3. Comunique os convidados com antecedência

Não deixe para enviar os convites ou fazer o comunicado do evento em cima da hora. Até porque os convidados devem ter um tempo para se programar, sobretudo se alguns deles residem em outra cidade.

Como se trata de um evento corporativo, pode-se colocar alguns cartazes no corredor da empresa e fixar avisos nos murais. Mas só isso não é o suficiente. Até porque essa é uma forma bem impessoal de chamar a equipe, certo? Além do mais, corre o risco das informações contidas ali passarem despercebidas pelo time.

O envio de um comunicado para o mailing da empresa, nesse contexto, é uma opção efetiva, já que o e-mail empresarial é acessado quase que diariamente e por todos. Não atoa, um convite enviado por esse meio vai ter um alcance maior e sem gerar nenhum custo extra.

4. Faça um checklist

Não confie tanto na sua memória. Ela pode te pregar uma peça e tanto. O mais recomendado é anotar tudo. Passar cada etapa para o papel ou elaborar planilhas é o melhor caminho para ter certeza que nada está sendo esquecido. Ao criar um checklist, será mais fácil acompanhar o andamento das tarefas, garantido que o planejamento está sendo seguindo à risca.

Por fim, tão importante quanto planejar com cuidado cada etapa do evento é saber se as tarefas foram bem executadas. Isso só é possível ao solicitar um feedback para os convidados. É nesse sentido que surge a importância de trabalhar também o pós-evento.

Capte as impressões do público presente para que nós próximos eventos corporativos você saiba exatamente o que agrada os convidados e o que deve ser aprimorado.

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