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Checklist para eventos corporativos: 6 itens que você deve conferir!

Checklist para eventos corporativos: 6 itens que você deve conferir!

Você já parou para pensar na importância de fazer um checklist para eventos corporativos?

Pode parecer clichê, mas um bom planejamento garante que tudo saia conforme o esperado e ainda possibilita que sejam previstos com antecedência possíveis problemas que podem surgir durante a execução do projeto.

Logo, planejar e investir um tempo na elaboração do checklist para eventos é a melhor maneira para estar seguro em relação a todos os aspectos que envolvem os grandes encontros corporativos.

Se você se interessou por esse assunto e quer saber mais, leia agora mesmo o nosso post e descubra quais são os 6 itens que você deve conferir para que tudo ocorra perfeitamente!

1.Faça um cronograma de atividades

O checklist para eventos deve começar a partir da elaboração de um cronograma de atividades que será utilizado ao longo de todo o período como um guia, e que servirá o tempo todo de base para as ações que precisam ser implementadas a fim de que o evento corporativo seja um sucesso.

É fundamental que o cronograma de atividades tenha a data e a hora de início de cada ação, assim como o prazo de término, seguindo o mesmo padrão. Essa simples prática visa garantir que tudo ocorra dentro do tempo esperado, de modo que atrasos na execução sejam evitados.

2.Defina a data do evento

Para começar o seu cronograma de atividades, defina a data do evento a partir de um levantamento prévio dos feriados do ano e da disponibilidade de agenda do seu público alvo.

Afinal, esse fator pode ser o elemento primordial para o êxito ou para o insucesso do evento corporativo. De nada vai adiantar montar uma estrutura impecável se o quórum dos presentes for muito pequeno ou abaixo do esperado.

3.Determine os responsáveis para cada setor do evento

É imprescindível delegar tarefas de acordo com cada setor do evento, essa é uma maneira simples de dividir as obrigações, estabelecer responsáveis e depois conseguir checar com cada um se tudo foi feito conforme o programado.

Os setores podem ser:

·        Alimentação, se houver;

·        Marketing (divulgação, convites, brindes);

·        Cenografia (iluminação e sonorização);

·        Recursos humanos (palestrantes, staff (limpeza, segurança, foto e vídeo) e assessoria de um dia para o evento).

4. Eleja o espaço para que o evento corporativo aconteça

O espaço para que o evento corporativo aconteça é um elemento muito importante na produção, pois uma vez que tudo esteja organizado, será nesse local em que as pessoas convidadas ficarão ao longo do dia todo.

Portanto, é preciso que esse ambiente seja confortável, bem equipado e tenha uma boa infraestrutura geral no que se refere aos banheiros, assentos, cozinha e até mesmo saída de emergência.

Por essa razão, é necessário fazer uma visita presencial ao local para olhar de perto, e com uma análise bem criteriosa, se é ou não o espaço ideal para receber o evento da empresa.

5. Selecione os fornecedores

Na execução de eventos alguns serviços podem ser terceirizados, e nesse caso é recomendado checar a reputação dos fornecedores envolvidos ou ainda pedir indicações de membros da equipe. Todos esses cuidados visam evitar a contratação de maus prestadores de serviços que possam comprometer o bom andamento do evento.

6.Escolha os meios de divulgação de acordo com o público

Para cada público existe um meio de divulgação ideal, de modo que é indicado fazer um levantamento de dados prévio, acerca de informações que possam embasar a decisão referente ao meio de divulgação que será utilizado.

Os meios são os mais variados possíveis é podem ser desde posts em redes sociais, passando por banners e outdoors até convites impressos. O mais relevante é que a divulgação esteja em harmonia com o tipo de evento corporativo e que seja eficiente o bastante para alcançar o público alvo a que se destina.

Por fim, vale dizer que é vital não deixar o checklist para eventos para a última hora, pois, em caso de imprevistos vai ficar mais difícil contornar a situação.

Agora que você já sabe a importância de montar um checklist para eventos corporativos, compartilhe esse post nas suas redes sociais e ajude seus amigos com nossas dicas!

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